O planejamento de compras e contratações públicas abrange uma fase preparatória essencial que antecede a realização da licitação ou contratação direta, assegurando a legalidade, a eficiência e a adequada alocação de recursos públicos.
A seguir, apresento um resumo dos elementos chave deste planejamento:
Formalização da Demanda e Caracterização do Objeto
A fase de planejamento começa com a clara definição do que será contratado. Nenhuma contratação deve ser realizada sem a caracterização adequada de seu objeto e sem a indicação dos créditos orçamentários para pagamento das parcelas contratuais vincendas no exercício em que a contratação for realizada, sob pena de nulidade do ato e de responsabilização do agente que lhe tiver dado causa.
O objeto e seus elementos característicos são cláusulas necessárias em todo contrato. Para o planejamento, isso implica o detalhamento técnico e funcional do que a Administração busca obter.
Plano Anual de Contratações (PAC)
O Plano de Contratações Anual (PCA) é um instrumento de governança que reúne todas as compras de bens, serviços, obras e soluções de TI previstas para o ano seguinte, alinhando-as ao planejamento estratégico e orçamentário para atender às necessidades do órgão e otimizar recursos. A Lei nº 14.133/2021 tornou sua elaboração obrigatória para a administração pública.
O Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) deve conter, entre outras informações relevantes, os planos de contratação anuais.
Estudos Técnicos Preliminares (ETP)
Os Estudos Técnicos Preliminares (ETP) são realizados para avaliar a viabilidade da contratação e apoiar a definição da solução a ser adotada.
No contexto de obras e serviços comuns de engenharia, se for demonstrada a inexistência de prejuízo para a aferição dos padrões de desempenho e qualidade almejados, a especificação do objeto poderá ser realizada apenas em Termo de Referência ou em projeto básico, dispensada a elaboração de projetos mais complexos.
Gerenciamento de Riscos (Matriz de Riscos)
As contratações públicas devem submeter-se a práticas contínuas e permanentes de gestão de riscos e de controle preventivo.
A Matriz de Riscos é uma cláusula contratual que tem a finalidade de identificar os riscos contratuais previstos e presumíveis no curso da execução. Esta matriz deve prever a alocação de riscos entre contratante e contratado, indicando aqueles a serem assumidos pelo setor público, pelo setor privado, ou aqueles a serem compartilhados.
A matriz de riscos:
- É considerada uma cláusula necessária no contrato, “quando for o caso”.
- Define o equilíbrio econômico-financeiro inicial do contrato em relação a eventos supervenientes e deve ser observada na solução de eventuais pleitos das partes.
- A alocação de riscos considera a natureza do risco, o beneficiário das prestações e a capacidade de cada setor para melhor gerenciá-lo.
- Os riscos que têm cobertura oferecida por seguradoras devem ser preferencialmente transferidos ao contratado.
Quando a matriz de riscos é estabelecida e as condições contratuais são atendidas, considera-se mantido o equilíbrio econômico-financeiro, e as partes renunciam aos pedidos de restabelecimento do equilíbrio relacionados aos riscos que assumiram.
Termo de Referência
O Termo de Referência (TR) é o documento que detalha a solução e a especificação do objeto, sendo essencial na fase de planejamento. Em casos de obras e serviços comuns de engenharia, se a inexistência de prejuízo aos padrões de desempenho e qualidade for demonstrada, o objeto poderá ser especificado apenas em termo de referência ou em projeto básico, o que permite a dispensa da elaboração de projetos executivos mais detalhados.
O planejamento de compras e contratações públicas é uma etapa estratégica e indispensável para a eficiência da administração pública. Ao integrar instrumentos como a formalização da demanda, o Plano Anual de Contratações, os Estudos Técnicos Preliminares, a Matriz de Riscos e o Termo de Referência, a gestão pública assegura contratações mais seguras, transparentes e alinhadas às reais necessidades da sociedade. Uma fase preparatória bem estruturada reduz riscos, otimiza recursos e fortalece a governança, garantindo que os resultados entregues estejam em conformidade com os princípios legais e com os objetivos institucionais.
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